Imponerende samspill fra Belgia til Longyearbyen

Valgte totalleverandøren Jungheinrich til oppgradering av lageret
Prosessen startet med at Christian Simon, servicetekniker hos Jungheinrich, påpekte store avvik og mangler ved daværende reolsystem og mesaniner i Coop sitt lagerbygg i Longyearbyen. Avvikene var så alvorlige at administrerende direktør hos Coop Svalbard SA, Ronny Strømnes og leder for lager og logistikk, Anna-Karin Lind tok affære umiddelbart.

Coop Svalbard har samarbeidet med Jungheinrich siden tidlig på 2000-tallet, og Coop Norge bruker dem som leverandør på trucker. Det var derfor naturlig for Coop Svalbard å bruke dem i det nye lagerprosjektet også.

Børge B. Hestdahl, som er prosjektleder i systemavdelingen til Jungheinrich, presenterte tegninger til nytt lager i starten av desember. Bestillingen besto av nye reoler med 1791 palleplasser og to mesaniner på henholdsvis 508 og 44 kvadratmeter. Kontrakten ble signert uka før jul. Mesaninen kom med båten 27. februar, deretter kom reolene.

«Dette er et kroneksempel på et vellykket prosjekt, der alle involverte har gitt absolutt alt for å få det i havn til riktig tid,» sier Børge B. Hestdahl i Jungheinrich.

Iherdig innsats fra Belgia til Svalbard
For å forstå hvilken bragd dette er, må man forstå samspillet i logistikken og hva som er lagt ned av innsats. Det er virkelig ikke bare-bare å installere nytt lager i Longyearbyen i løpet av fire måneder.

Fire måneder kan virke som rikelig med tid, men å frakte varer til Longyearbyen innebærer komplisert logistikk. Reoler og mesaniner ble produsert i Belgia og Nederland. Frakten derfra gikk først med lastebil til en havn i Nederland, hvor varene ble lastet over på båt og fraktet til en havn i Norge. Derfra ble de lastet over på lastebil og kjørt til kaia i Tromsø. På grunn av dårlig vær var lastebilen fire dager forsinket ved ankomst Tromsø havn. Regelen er at varer som skal med båten til Svalbard, må være på kaia 2–3 dager før båten går.

Befrakter Knut-Magne Knudsen i Bring Cargo Tromsø sørget for å få varene på båten akkurat tidsnok før den la fra kai. Mister du båten til Longyearbyen, må du vente i 10 dager på neste båt. Båten bruker 3 dager fra Tromsø til Longyearbyen.

Arbeiderne i svenske RMS Lagerinnredningar jobbet nærmest døgnet rundt med å demontere gammel og dårlig lagerinnredning og montere nye reoler og mesaniner innen tidsfristen 31. mars.

Selv jobbet Anna-Karin sammen med RMS for at det skulle bli et vellykket prosjekt. Parallelt med å få det oppgraderte lageret på plass, har hun ansvar for Coop sitt lager, som er hovedlageret til butikken i Longyearbyen, Svalbardbutikken. Coop Svalbard SA mottar mellom 80 og 150 paller hver 10. dag med båt. Hun har også bestillingsansvar for mange av varegruppene til Coop sitt lagerbygg. 

 «Vi er glade for at vi valgte Jungheinrich som partner for lagerprosjektet. Det har vært bra å samarbeide med en solid aktør som kjenner oss. Vi har ikke fått flere palleplasser, men lageret er endelig trygt, og lagerplassen er bedre utnyttet, mer oversiktlig og ryddigere,» sier Anna-Karin hos Coop Svalbard om prosessen.

Stram tidsfrist og for små lokaler
Grunnen til at tidsfristen for levering av nye mesaniner og reoler ble satt til 31. mars, er hurlumheien som oppstår når båtsesongen og turistsesongen starter opp til påske. For Anna-Karin Lind, Ronny Strømnes og gjengen på lageret hos Coop var det rett og slett ikke tid til å sysle med et lagerprosjekt samtidig som startskuddet for turistsesongen gikk. Derfor var kravet fra Coop Svalbard til Jungheinrich klart; enten 31. mars eller november, når Longyearbyen igjen har falt til ro, og polarnatten har senket seg over landskapet. I samråd med Coop Svalbard satte Børge B. Hestdahl seg et hårete mål; det måtte bli mars.

Coop ønsket å få orden på lageret raskt. De trengte et trygt og oversiktlig lager der lagerplassen er maksimalt utnyttet, oversiktlig og ryddig. Fordi Svalbardbutikken er en del av forsyningsberedskapen i byen og den eneste dagligvaren med ferskvarer, kosmetikk, elektronikk, suvenirer og kioskvarer i Longyearbyen, har de mange 1000 varelinjer på lager.

Fly og båt er de eneste fysiske vareforbindelsene til fastlands-Norge som ligger 1000 kilometer unna. Coop Svalbard må derfor ha varer på lager for 30 til 40 dager i tilfelle båten av ulike årsaker ikke skulle komme, og/eller flyet uteblir. Det tar om lag 3 til 4 uker å få ny båt på plass. 

Servicetekniker Christian Simon – en nøkkelperson
Da Christian Simon overtok som servicetekniker i 2015, hadde Jungheinrich kun et fåtall kunder på Svalbard.

På 8 år, fra 2015 til i dag, har servicetekniker Christian jobbet for å skape gode relasjoner, bygge tillit og få innpass hos bedriftene på Svalbard. Det har båret svært gode frukter. I dag har Jungheinrich 20 kunder i Longyearbyen som han bruker mye av tiden sin på.

Til vanlig bor Christian i Narvik, men han tilbringer 1–2 uker i måneden, altså inntil halve året, hos kundene på Svalbard. Coop Svalbard SA er den største, hvor serviceteknikeren sørger for at truckene får den pleien de trenger og at reolene er trygge og forsvarlige. Totalt har Coop Svalbard 10 ulike trucker fra Jungheinrich som brukes på lageret og i butikken. Den eldste trucken de har er en pallestabler fra 2002, mens to flunkende nye skyvemasttrucker nettopp er levert.

God planlegging og en enorm innsatsvilje
For Coop har det vært viktig at én aktør har hatt hovedansvaret for hele logistikkprosjektet. Logistikken blir ekstra krevende siden Svalbard er adskilt fra fastlands-Norge. Derfor ønsket de å overlate ansvaret til en partner som de stolte på og har en god relasjon til, og heldigvis falt valget på Jungheinrich.

Prosjektleder Børge B. Hestdahl fremhever at dette langt fra har vært et enmannsshow:

«Her har alle bidratt; fra produksjon, lasting og transport i Belgia og Nederland, via befrakter på kaia i Tromsø, til alle som jobber på lageret hos Coop inkludert det svenske RMS-teamet som har stått på døgnet rundt, langt hjemmefra og i et stummende polarmørke», sier Børge B. Hestdahl.

Han kan fortelle om en imponerende innsats da gamle mesaniner ble revet, og nye satt opp. Deretter ble nye reoler satt opp under mesaninene og også frittstående i lageret. Men han understreker også at i likhet med de aller fleste andre prosjektet, har det også her vært uhyre viktig med god planlegging i forkant.

Børge B. Hestdahl reiste tidlig opp til Coop på Svalbard og målte opp lokalene fordi plantegningene manglet. Hvis ikke oppmåling blir gjort i forkant av beregning av lageret, kan det bli skjevt når mesaninene skal settes opp. God planlegging har bidratt til at prosessen ble så effektiv, sier han. Men han forteller avslutningsvis at dette prosjektet er gjennomført på rekordtid ene og alene på grunn av velviljen, innsatsen og ønsket og evnen til å gi alt hos alle involverte parter.

Les også:

Ønsker du å oppgradere eksisterende lager?

Ta kontakt!

Børge B. Hestdahl

Project Manager Logistics Systems

boerge.hestdahl@jungheinrich.no

Telefon

+ 47 901 54 033

Ta kontakt

Bildegalleri Coop Svalbard:

Vis mer